Als jij klantgegevens van jouw klanten bij ons bewaart

Deze tekst geldt alleen als je Klantenbeheer of offertes gebruikt: dan zet je naam, adres, e-mail of telefoonnummer van jouw eigen klanten in het portaal, en verwerken wij die gegevens namens jou. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ben jij dan de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Deze overeenkomst legt vast hoe we daarmee omgaan, zoals artikel 28 van de AVG dat vraagt. Gebruik je alleen tekenen en de zaaglijst, dan is er niets van dit alles op jou van toepassing.

Partijen

Verwerker: SBSoftware, Lichtveld 88/001, 3980 Tessenderlo, ondernemingsnummer BE0544349152, bereikbaar op info@kastenbouwer.com. Verwerkingsverantwoordelijke: jij, of de zaak namens wie je het portaal gebruikt. Door Klantenbeheer of offertes in te schakelen, ga je akkoord met deze overeenkomst; ze staat naast en niet in plaats van de algemene voorwaarden.

Onderwerp en duur

Wij verwerken de gegevens die jij invoert, uitsluitend om je het portaal te leveren: opslaan, tonen, laten bewerken en er een offerte of factuur van maken. We gebruiken ze voor niets anders. Deze overeenkomst loopt zolang je account bestaat en eindigt wanneer dat stopt, met de afspraken hieronder over wat er dan met de gegevens gebeurt.

Welke gegevens, van wie

Het gaat om de gegevens van jouw klanten die je zelf invult in Klantenbeheer en op een offerte: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en wat je verder in een offerteregel noteert. Geen bijzondere categorieën — geen gezondheids-, financiële of andere gevoelige gegevens horen daar niet in thuis, en wij vragen er ook niet naar.

Onze verplichtingen

• We verwerken de gegevens alleen in jouw opdracht, zoals in deze overeenkomst en de voorwaarden staat — nooit voor eigen doeleinden.
• Iedereen bij ons die de gegevens kan zien, is tot vertrouwelijkheid gehouden.
• We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling onderweg (https), wachtwoorden die niet als tekst bewaard worden, en toegang die per account afgeschermd is — een project van iemand anders geeft 404, ook als je het id kent.
• We schakelen geen nieuwe subverwerker in zonder je daarover vooraf te informeren, zodat je bezwaar kan maken.
• We helpen je, binnen wat redelijk is, om te voldoen aan een verzoek van een betrokkene — inzage, verbetering, verwijdering — en aan je meldplicht bij een datalek.
• Bij het einde van je account verwijderen of geven we de gegevens terug, zoals hieronder bij ‘Einde van de overeenkomst’ staat.

Subverwerkers

We schakelen drie partijen in om het portaal te laten draaien:

• Microsoft Azure (Ierland/EU, regio West-Europa) — de databank, de server en het versturen van e-mail. Alle gegevens, ook de back-ups, blijven binnen de EU.
• Mollie (Nederland) — verwerkt alleen de betaling van jouw eigen abonnement. Mollie ziet de gegevens van jouw klanten uit Klantenbeheer niet.
• Anthropic (Verenigde Staten) — alleen als je zelf een AI-controle aanvraagt op een kast. Er gaan dan de maten en de opbouw van die kast naartoe, nooit gegevens van jouw klanten. Voor die doorgifte buiten de EU steunen we op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Komt er een subverwerker bij of verandert er één, dan passen we deze lijst aan en laten we het weten aan wie Klantenbeheer of offertes gebruikt.

Bijstand bij een datalek

Vermoeden we dat gegevens van jouw klanten zijn gelekt, dan laten we het je zonder onnodige vertraging weten, met wat we op dat moment weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen. Of je dat zelf moet melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of aan de betrokkenen, is jouw beoordeling als verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren de informatie die je daarvoor nodig hebt.

Bewaartermijn

Gegevens in Klantenbeheer en op offertes blijven staan zolang je account bestaat. Verwijder je een klant of een offerte zelf, dan is die binnen dertig dagen ook uit onze back-ups verdwenen. Serverlogboeken — nodig om storingen op te sporen, niet de inhoud van je gegevens — bewaren we maximaal negentig dagen.

Einde van de overeenkomst

Stopt je account, dan kan je binnen dertig dagen een uitvoer van je gegevens opvragen op info@kastenbouwer.com. Daarna verwijderen we wat nog rest, inclusief uit de back-ups, tenzij een wettelijke bewaarplicht — zoals bij een factuur — ons dwingt om iets langer bij te houden.

Audit

Je mag ons redelijke vragen stellen over hoe we deze afspraken naleven. Voor een audit ter plaatse maken we vooraf afspraken over tijdstip en omvang, zodat het geen storing geeft bij onze andere klanten.

Wijzigingen

We passen deze tekst aan wanneer er een subverwerker bijkomt of wegvalt, of wanneer de wet dat vraagt. Een wezenlijke wijziging laten we minstens een maand op voorhand weten. De datum onderaan zegt wanneer deze versie geschreven is.

Laatst bijgewerkt op 14 september 2026.